Politique de confidentialité

1. Introduction

BillyAI est une plateforme d'automatisation AI qui aide les entreprises québécoises et canadiennes à gérer leurs communications client, leurs leads et leurs opérations - via des agents AI conversationnels déployés sur SMS, email, Messenger et autres canaux.

Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons les données personnelles dans le cadre de nos services.

Nos engagements fondamentaux :

• Vos données sont hébergées sur infrastructure canadienne
• Vos données ne sont jamais vendues à des tiers
• Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles AI
• Vous gardez la propriété complète de vos données en tout temps

2. Qui nous sommes et nos rôles

BillyAI (heybilly.ai), une société incorporée au Québec, Canada.

Dans le cadre de nos services, nous agissons à deux titres :

Responsable du traitement pour les données que vous nous fournissez directement : informations de compte, coordonnées, facturation, communications avec notre équipe.

Sous-traitant pour les données de vos clients finaux : leads, messages, rendez-vous, conversations. Nous traitons ces données uniquement selon vos instructions et en votre nom. Vous demeurez responsable du traitement vis-à-vis de vos clients.

3. Données collectées

Données d'entreprise (vous) : Identification de l'entreprise, noms et coordonnées des contacts, adresse de facturation, informations de paiement, activité dans le portail client, configuration des agents et des flows.

Données des clients finaux (traitées en votre nom) : Informations de leads et de contacts, contenu des communications (SMS, email, Messenger), détails des rendez-vous, historique des conversations, données de transactions. Ces données appartiennent à votre entreprise. Nous les traitons uniquement pour vous fournir le service.

Données techniques : Adresses IP, informations de navigateur et d'appareil, journaux d'activité système, logs d'API. Ces données servent exclusivement à la sécurité, au débogage et à la performance de la plateforme.

4. Utilisation des données

Nous utilisons vos données uniquement pour :

• La prestation du service - agents AI, flows d'automatisation, gestion des conversations
• L'analyse AI et la génération de réponses dans le cadre de vos flows configurés
• Les intégrations activées par vous - CRM, calendrier, e-commerce, canaux de communication
• Le support client et la résolution de problèmes techniques
• L'amélioration de la plateforme BillyAI (données agrégées et anonymisées uniquement)
• La prévention de la fraude, des abus et des violations de sécurité
• Le respect de nos obligations légales

Nous n'utilisons jamais vos données à des fins marketing tierces, ni pour entraîner des modèles AI.

5. Intelligence artificielle et modèles de langage

Vos agents AI utilisent des modèles de langage tiers pour analyser les messages, générer des réponses, qualifier les prospects et orchestrer les workflows.

Fournisseurs AI actuels : Anthropic (Claude). D'autres fournisseurs peuvent être utilisés selon la configuration de votre agent.

Ce que ces fournisseurs reçoivent : Le contenu des conversations en cours de traitement, transmis de façon sécurisée via API chiffrée.

Ce qu'ils ne font pas : Les fournisseurs AI avec lesquels nous travaillons s'engagent contractuellement à ne pas utiliser les données transmises via API pour entraîner leurs modèles. Vos conversations ne servent pas à améliorer des modèles tiers.

Décisions automatisées : Certaines actions sont exécutées automatiquement par les agents AI (réponses, bookings, mises à jour CRM). Vous conservez le contrôle via le portail client et pouvez intervenir manuellement à tout moment via la fonction takeover.

6. Partage des données

Nous ne vendons jamais vos données. Nous les partageons uniquement dans les cas suivants :

Fournisseurs de services essentiels : Twilio (transmission SMS et voice), Meta (Messenger et intégrations Pages/Ads), AWS (infrastructure d'hébergement canadienne), Anthropic et autres fournisseurs AI (traitement des conversations).

Intégrations activées par vous : Zoho CRM, Google Calendar, HubSpot, GoHighLevel, Shopify et tout autre outil que vous connectez à votre compte. Vous contrôlez ces connexions et pouvez les révoquer à tout moment.

Obligations légales : Si la loi l'exige, si une autorité compétente le requiert, ou pour protéger les droits et la sécurité de BillyAI, de nos clients ou du public.

7. Hébergement, sécurité et conservation

Hébergement

Toutes les données sont hébergées sur infrastructure canadienne - AWS ca-central-1 (Montréal). Aucun transfert de données vers des serveurs à l'extérieur du Canada.

Sécurité

• Chiffrement en transit : TLS 1.3
• Chiffrement au repos : AES-256
• Authentification OAuth 2.0 pour toutes les intégrations tierces
• Aucun mot de passe tiers stocké en clair
• Contrôles d'accès stricts par rôle
• Journaux d'audit complets de toutes les actions
• Surveillance continue et détection d'anomalies
• Sauvegardes régulières et chiffrées
• Isolation complète des données entre les comptes clients

Conservation

• Données de compte : durée de la relation + 2 ans
• Données de facturation : 7 ans (obligation légale québécoise)
• Conversations et logs : 24 mois par défaut, configurable selon vos besoins
• Journaux techniques : 12 mois maximum

8. Conformité légale québécoise et canadienne

Loi 25 — Protection des renseignements personnels (Québec)

BillyAI respecte les obligations de la Loi 25 : collecte minimale, finalité déclarée, droits d'accès et de suppression, désignation d'un responsable de la protection des données, et déclaration des incidents de confidentialité à la Commission d'accès à l'information (CAI) dans les délais requis.

CASL / Loi canadienne anti-pourriel

La plateforme est architecturée pour respecter la CASL. Les communications automatisées ne sont envoyées qu'aux contacts ayant donné leur consentement. Aucun module de prospection à froid non sollicitée n'est disponible sur la plateforme.

9. Cookies

• Essentiels - authentification, sécurité de session. Ne peuvent pas être désactivés.
• Fonctionnels - préférences d'interface, paramètres de langue. Peuvent être désactivés sans affecter les fonctions principales.
• Analytiques - compréhension de l'utilisation de la plateforme (données agrégées et anonymisées). Peuvent être désactivés via les paramètres de votre navigateur.

10. Vos droits

Conformément à la Loi 25 du Québec et à la législation applicable, vous disposez des droits suivants :

• Accès - obtenir une copie de vos données personnelles que nous détenons
• Rectification - corriger les données inexactes ou incomplètes
• Suppression - demander l'effacement de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation)
• Portabilité - recevoir vos données dans un format structuré et lisible (CSV/JSON)
• Retrait du consentement - pour les traitements basés sur votre consentement
• Opposition - vous opposer à certains traitements dans les cas prévus par la loi

Pour exercer vos droits : privacy@heybilly.ai

Délai de réponse : 30 jours maximum.

11. Droits des clients finaux de vos entreprises

Les personnes dont les données sont traitées par vos agents BillyAI (vos leads, clients, prospects) doivent exercer leurs droits directement auprès de votre entreprise - vous êtes responsable du traitement à leur égard.

BillyAI vous assistera dans le traitement de ces demandes, notamment pour la suppression ou l'export de données spécifiques à votre demande.

12. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de sécurité affectant des données personnelles, BillyAI s'engage à :

• Vous notifier dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les délais requis par la Loi 25
• Documenter l'incident et les mesures prises
• Collaborer avec vous pour les notifications réglementaires applicables
• Déclarer l'incident à la Commission d'accès à l'information si requis

13. Modifications de cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter des changements dans nos pratiques ou dans la législation applicable. Les modifications significatives sont communiquées par courriel aux clients actifs avec un préavis raisonnable avant leur entrée en vigueur.

La version en vigueur est toujours disponible à heybilly.ai/fr/confidentialite.

14. Contact

Questions de confidentialité : privacy@heybilly.ai

Contact général : hello@heybilly.ai

Plaintes : Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) - cai.gouv.qc.ca